La planification, première phase d’une transformation numérique réussie

Les entreprises qui veulent assurer leur croissance et leur compétitivité n’ont plus le choix : elles doivent amorcer une transformation numérique. Pourquoi ? Parce que cette transformation contribue, entre autres, à diminuer les coûts de production, à éliminer certaines erreurs ou incohérences (p. ex., doublons) et à recueillir des données essentielles à la prise de décisions. Il y a donc une foule d’avantages à entamer une transformation numérique, et tout commence par une planification minutieuse.

Pourquoi est-il nécessaire de planifier sa transformation numérique ?

Audrey Bonin, directrice, Conseils industriels aux entreprises, chez Investissement Québec - CRIQ, est formelle : la planification est une phase cruciale de la transformation numérique.

« Ce n’est pas vrai que toutes les entreprises partent du même endroit. Dans certains cas, il va déjà y avoir une standardisation des processus. Dans d’autres cas, pas du tout. La planification va permettre à une entreprise de déterminer quel est son point de départ ainsi que d’évaluer les risques liés à chacune des étapes. A-t-elle suffisamment de ressources humaines, financières ou matérielles pour réaliser sa transformation ? Devra-t-elle avoir recours à des experts externes ? Il n’y a pas de recette magique ni de plan unique », précise l’experte en transformation numérique.

Quelles sont les différentes étapes d’une bonne planification ?

La phase de planification est divisée en plusieurs étapes :

1. Stratégie et modèle d’affaires;
2. Diagnostic et relevé des occasions;
3. Exploration sommaire des solutions;
4. Priorisation préliminaire;
5. Faisabilité technique;
6. Évaluation de la capacité de l’entreprise;
7. Priorisation finale et plan numérique.

Passer à travers toutes ces étapes est indispensable. Il s’avère même essentiel de n’en escamoter aucune.

« Évidemment, l’entreprise devrait déjà connaître sa stratégie et son modèle d’affaires. Si ce n’est pas le cas, il lui faudra prendre un bon pas de recul, parce que les étapes et les décisions qui vont suivre découleront nécessairement de ce point-là. Je le rappelle : chaque étape de la phase de planification est importante, et le succès de chacune d’elles dépend de l’attention qui aura été portée aux précédentes.  », explique la directrice en conseils industriels.

Quels sont les risques d’une implantation mal orchestrée ? 

L’implantation d’outils menant à une transformation numérique n’est pas de tout repos. Selon Audrey Bonin, cela peut représenter un bon défi, notamment pour les employés qui doivent apprendre de nouvelles façons de travailler. « Une implantation doit être bien effectuée du premier coup. Sinon, le risque de démobiliser l’équipe est grand. Un cynisme organisationnel peut alors s’installer chez les membres du personnel, et cela n’est pas souhaitable. »

Pour faire le bon choix, les entrepreneurs doivent examiner toutes les possibilités qui s’offrent à eux et opter pour la solution qui exige un minimum de modifications. D’ailleurs, mettre en place un comité d’employés affecté au dossier de la transformation numérique est une excellente pratique. Cela permet, entre autres, d’obtenir le point de vue des futurs utilisateurs et d’identifier les solutions qui correspondent le mieux à leurs besoins.

Combien de temps dure une transformation numérique ?

La durée d’une transformation numérique dépend de l’outil à implanter. Selon la maturité de l’entreprise, la phase de planification devrait s’étaler sur maximum six mois. « Une entreprise, c’est un écosystème très dynamique. Il faut être concis dans le temps pour que les observations soient toujours réalistes au moment de prendre une décision », rappelle Audrey Bonin.

Investissement Québec, dont l’objectif est notamment de propulser la productivité des entreprises, se révèle un partenaire indispensable dans ce processus de planification d’une transformation numérique.

« Chez Investissement Québec, nous appuyons les entrepreneurs et leurs équipes d’une multitude de façons (formation personnalisée, étude de faisabilité, diagnostic numérique, accompagnement…). Nous sommes des alliés qui offrent à la fois expertise et neutralité. Par exemple, nous pouvons examiner le cahier des requis, assister aux démonstrations des fournisseurs et leur poser des questions. Nous ne nous laisserons pas impressionner par les interfaces tape-à-l’œil, parce que nous en avons vu d’autres ! Nous veillerons à déterminer quelle est la meilleure solution possible en fonction des besoins réels du dirigeant et de ses employés », poursuit Audrey Bonin.

Pourquoi est-il important d’être accompagné pour amorcer une transformation numérique ?

Obtenir l’aide de conseillers en transformation numérique permet d’aller chercher une expertise supplémentaire pour propulser l’entreprise vers de nouveaux sommets. « Pour la plupart des gens, il est tout à fait normal de voir un athlète s’entourer d’une équipe de spécialistes, comme un entraîneur, un physiothérapeute, un psychologue… Pourquoi cela serait-il différent pour un entrepreneur ? Un dirigeant ne peut pas tout connaître. Chez Investissement Québec, nous donnons la chance aux entrepreneurs de se concentrer sur ce qu’ils savent bien faire. Notre objectif n’est pas de leur imposer notre vision des choses, mais plutôt de les soutenir dans leur prise de décisions. Nous voulons qu’ils choisissent des solutions robustes, adaptées à leurs besoins. »

Audrey Bonin est consciente que l’arrivée d’un conseiller externe dans une entreprise peut bousculer les façons de faire et de penser des personnes en place. Cette situation exige, en effet, une bonne dose d’ouverture. « Les gens doivent s’attendre à être challengés. Une chose est claire : assurez-vous d’obtenir de l’aide avant l’implantation de la solution. Il est toujours coûteux de revenir sur ses pas », souligne-elle. 

À quelle porte faut-il cogner pour obtenir le soutien d’Investissement Québec ?

Investissement Québec, dont le spectre des services est très large, compte des bureaux un peu partout dans la province. D’ailleurs, ses conseillers sont très sensibilisés aux réalités locales, ce qui représente un avantage certain.

Pour en savoir plus sur l’offre en transformation numérique d’Investissement Québec, cliquez ici.